生産性を上げる目標の立て方&仕事の進め方

生産性を上げる目標の立て方&仕事の進め方

あれはホームレスになる前のサラリーマン時代。

上司にこんなことをネチネチ言われたことがあります。「君って本当に生産性のない働き方をするよね~」

僕は、そのまま静かにトイレの個室に入って、頭を掻きむしりながら…… 

 

きぃぃぃぃぃーーーー!!

 

って叫びました(心の中で)。その日から僕は生産性について日々考えるようになったのです。

 

・生産性を上げる目標の立て方って何があるのか?

・生産性を上げるにはどうしたらいいか?

 

ここでは、そんなお話しをしていきたいと思います。あっ、企業向けではなく、あくまでも個人向けの取り組みについてです。

※スーツを着たちゃんとした大人が僕のブログを見てるとは思えないので

 

「具体的な方法だけが知りてーから余計な情報はいらねぇよバーロー!」って人は以下、目次の生産性を高めるための具体的な方法を押してジャンプしちゃってください。

 

まず生産性ってなんだよ

そもそも生産性とは何なのか?ここが最も大事ですよね。すっごく簡単に説明します。

生産性

↑コレです。

 

要するに成果÷投入という計算式になります。ちょっと詳しく説明すると、企業が人や設備、時間など様々な生産要素を投入した割合に対して、どれだけ多くの成果を挙げたか、生産要素の有効利用の程度を表します。インプットに対するアウトプットって考えてください。

 

つまり、生産性を上げるためには分子に位置する成果(アウトプット)を上げるか、分母に位置する投入(インプット)を下げるかということになります。基本的にはね。

 

勘違いしがちな「業務効率化」との違い

今回のテーマである「生産性向上」と混同されがちなのが「業務効率化」。この違いを明確に説明できる人は意外と少ないので、その違いについて解説します。

生産性っていうのは、前述のとおり「インプットに対してどれだけのアウトプットができたのか?」という指標です。なので、より少ないインプットでより多くのアウトプットを出せたほうが生産性が高いということになります。

一方、業務効率化は、時間や費用的を下げて、リソース投入量を下げることを指します。つまり、「成果÷投入」という生産性の計算式から考えると、分母である投入を減らすための施策になるわけです。

業務効率化は生産性向上施策の1つとして考えることができます。忘れそうになったら以下の仕組みを覚えておいてください。

 

なるべく少ない時間&少ない費用で多くのキャバ嬢を落としたいぜ!(生産性向上)

そのために今かけてる時間や費用を削減していこう!(業務効率化)

 

OKですね?じゃあ次いきましょう。

 

「PDCA」は大前提として知っておいて!

それでは、この生産性を上げる目標の立て方を紹介していきます。

 

生産性を上げる目標の立て方として最も重要なのは「PDCAサイクルを導入すること」です。まぁ、よく聞きますよね。新卒1年目の子がやたら使いたがるバズワードです。

PDCAサイクル

PDCAサイクルは、行動プロセスの枠組みです。

 

Plan(計画)、Do(実施・実行)、Check(評価・反省)、Action(改善・処置)の4つで構成されていることから、PDCAという名称になっています。

 

PDCAサイクルは、改善できそうなものに対して計画を立てて実施します。そして、実施した結果を評価し、改善点を見つけてまた実施、改善した結果さらに改善につながりそうなものがあれば、再び計画を立て改善をおこなうということを繰り返す取り組みです。

 

まずはこのPDCAサイクルを意識して実行してください。生産性を上げるためには必要な取り組みです。

 

「そんなの分かってるよ」

 

そんな言葉が聞こえてきました。いやいや、意外とできてない人が多いんですよ。PDCAを回せてるつもりが、回せてない人って多いんです。特に多いのが……

 

P→D→P→D→P→D

 

になってる人。そして、もっと最悪なのは……

 

D→D→D→D→D→D

 

になってる人。分かりやすく説明するためにブロガー(あるいはWebライター)の仕事で例えていきます。ブロガーにおけるPDCAは以下のとおりです。

 

【Plan】

キーワード調査。どの検索キーワードを狙っていくか洗い出し、Googleに評価されるためにはどのような文章構成にするべきか考える。

 

【Do】

執筆する。

 

【Check】

アクセス解析ツールなどを使って流入状況を分析する。Planは正しかったのかを考える。

 

【Action】

Checkを受けて次のアクションを決める。いい結果だったら次どうするの?悪い結果だったら次どうするの?みたいな感じ。

 

……ちゃんとできてますか?PとDのみになってませんか?あるいはDのみになってませんか?

 

作業だけではダメです。そんなもんは僕みたいな頭の悪い人間がやることです。高卒の仕事です。何も考えずに書いた記事でバズったとしても、それはラッキーに過ぎないからです。あくまでも「こうしたからこうなった。だから次はこうしよう」にしないといけないんです。そうでなればアベレージは出せません。

 

生産性を高めるための考え方

ちょっとすみません。生産性の話をするはずが、PDCAの話が長くなりました。戻します。生産性を高めるための考え方です。これは、企業側が考えるべき内容になるので、参考程度に見てください。

 

■投入(インプット)を減らす

まず、投入(インプット)を減らすために1番シンプルな方法は、作業工数の削減です。これもブロガーで例えますが、2人のブロガーが5,000文字の記事を作成するとします。クオリティは同じだとして、完成までにAさんは3時間、Bさんは5時間かかりました。この場合、完成した記事のクオリティ(つまり成果)は同じなので、Aさんのほうが生産性が高いわけです。

 

「作業スピードが速ければ速いだけ生産性は高くなるんだね」

 

と思った人もいるでしょう。それはそうです。しかし、安易に作業スピードだけを求めてしまうのはちょっと違います。それを目標にしてしまうと、大事な作業さえも省くことにつながりかねないからです。その結果、余計に多くの時間がかかってしまうこともあるでしょう(校正や推敲など)。

 

時間を意識して業務に取り組むことは生産性を高めるために超重要なことではあるものの、そこに固執しちゃうとリスクがありますよってことです。

 

投入(インプット)を減らすうえで重要なのはもう1つあります。それは費用についてです。普通に考えれば投入を減らすのは人件費を減らすことですよね。ただし、これも安易に考えてはいけません。

 

事務の仕事をしているAさんとBさんがいるとします。ある日、新たに「AさんとBさんよりも倍速で仕事のできるCさん」を雇いました。人件費を考慮した結果、AさんとBさんは辞めさせることにしました(ごめん!)。

 

つまり、これまで2人でしていた仕事量をCさんが1人でこなすということです。CさんはAさん、Bさんの2倍速なんだからできそうじゃんって思いますよね。

 

確かに給料が同じなのであれば、単純に人件費が半分になるので、生産性は上がることになりますね。ただし、2人でやっていたことを1人でこなすわけですから、それ相応の報酬が必要になるでしょう。

 

また、1人になってしまうことで、リスクも発生します。もしもCさんが体調不良などで休んでしまったら、仕事が回らなくなります。つまり、結果的に人件費はさほど変わらず、リスクだけが増えることになるかもしれないってわけです。

 

以上のことから、ただただ単純に「成果に要する時間や費用を少なくすること」は、生産性を向上させるうえで、あまり現実的ではないんです。

 

■成果(アウトプット)を増やす

それじゃあ今度は逆に成果(アウトプット)を増やす方法について考えてみましょう。社員研修などをおこなって、現状の労働力を向上させるっていう取り組みはよくありますね。

 

さっきお伝えした事務の仕事をしていたAさん、Bさんに戻ってきてもらいましょう(さっきはごめんね)。そして、この2人にスキルアップ研修をおこなったとします。その結果、処理能力が高まって、作業にかかる時間が短縮されました。この方法なら「アウトプット」という面で、成果を増やすことができますよね。最高です。

 

しかし!

 

これには「人間のモチベーション維持」という問題も付随します。モチベーション管理はとっても難しいです。仮にAさんとBさんの作業効率が上がっても、「よーし!効率が上がったから、とにかく速く仕事をこなしてどんどん働くぞー!」といういい子ちゃんかどうかは分かりません。ひょっとしたら空いた時間でYouTubeを見ちゃうような人かもしれないよってことです。なので、労働力を上げるのであれば、研修などはもちろんですが、同時にモチベーション管理も考えていかないといけないってことなんです。

 

このように、本当の意味で生産性を高めるためには、単純に投入(インプット)を減らしたり、成果(アウトプット)を増やしたりするのみではなく、働く人間のモチベーションを維持しつつ、作業の効率化を図ることが重要なのです。

 

まぁ、ここまではあくまでも企業側が考えることです。「自分には関係ない!」って思った人はすみません。

 

生産性を高めるための具体的な方法

考え方が分かったところで具体的な方法についても紹介しておきます。安心してください。今度はちゃんと個人でおこなえることです。それぞれ見ていきましょう。

 

具体的な行動の目標を立てる!

自分でおこなっている業務に対して、最終的な目標設定をするのみではダメです。

あくまで具体的な行動の目標を立てることが大事になります。

 

目標までのプロセスも目標にしてください。

例えば、「サービス向上」という目標設定をおこなったのならば、同時に「クレームがあった際には書き出して1日以内に改善案を出す」といったプロセスの目標も立てましょう。その際に立てる目標は出来るだけ具体的であるといいですね。最も具体的なのは数字。「○○日までに××件おこなう」というのがよいでしょう。

 

自分の仕事を捨てる!

自分の仕事の中で不要なものは捨てましょう。

日々おこなっている業務の中にも、優先順位は必ずあります。そして、その中で優先順位が低いものは、可能な限り排除してしまいましょう。

ここで重要になるのが「No!」と言える勇気。会社とは1つのチームです。確かにチームワークは大事ですし、助け合うことは大事。

しかし、多くのことを抱えすぎて業務でパンパンになってしまっては逆効果。「Yes」と言うのと同じぐらい「No」と言いましょう。

僕なんて「No!」と言い過ぎて、会社とモメてホームレス便利屋になりました。もちろん、言い方に気をつける必要がありますが、きちんとした理由があって断るのであれば、相手の気分を害すことはありません。

時間は無駄にできない重要な資産です。生産性を上げるためには時間を無駄にはできません。

まずは日々の業務を洗い出して現状を分析して、「何が無駄になっているのか」を考えてみてください。その際には……

・古臭いやり方に固執してない?
・成果に直結しない業務に時間を取られていない?(MTG準備とか)

などに着目してみてください。文字に書き起こしてみると、どこが生産性を落とす原因になっているかが見えやすくなります。

 

ツールを活用する!

実際に業務を効率的に進めていくのであれば、やはりツールを使うのが1番です。世の中では様々な業務効率化できるツールが開発され続けています。

時間がかかっている業務を見つけたら、その業務内容をGoogleで検索してみましょう。「〇〇(業種名) 効率化」で大丈夫です。おそらく膨大な量のツールが出てくるので、きっと役立つツールが見つけられます。

もし、なければそれを開発して儲けちゃってください。

ツールを上手く活用すれば、あなたの仕事はメチャクチャ効率化されるので超おすすめです。

 

仕事にかける時間を限定する!

当然ですが、時間は限られています。業務を増やせば増やすほど、時間が「仕事」で埋まっていきます。これでは生産性が上がりません。逆のアプローチ方法を考えましょう。重要な仕事をおこなう際には、かける時間を限定するのです。そうすれば、集中力もモチベーションも高くなります。結果として、多くの仕事ができるようになるので生産性向上につながります。

 

頻繁に休憩する!

短く頻繁に休憩することは、気分転換とエネルギー充電に効果的な方法です。燃え尽きない習慣作りがポイントになります。定期的な休憩をして、燃え尽きを回避しましょう。また、昼寝をするのも効果的。短い昼寝をすると、創造性が高まり、記憶力も良くなり、集中力を保つことができます。適度な昼寝は生産性を抜群に高めてくれるのです。大体10~20分程度の昼寝がおすすめ。

 

2分間ルールを守る!

2分間ルール。これは、仕事の生産性を上げる技術の1つです。2分以内にできてしまう業務があるなら、スケジュールには入れず、後からやろうともせず、今すぐやってしまいましょう。簡単なことですが、それだけでグッと生産性は高まります。

「すぐできるから後でやろう」って人も多いですが、そうすると結局やりません。なぜなら、小さな2分が大量に集まると「うわっ!もうヤダ!」ってなってしまうからです。スライムがキングスライムになる前にとっととやっつけてしまいましょうってこと感じですかね。よくわかんないけど。

 

いかかでしたでしょうか。

 

ここでは生産性をテーマに解説してきました。僕らは24時間という限られた時間の中で仕事をしています。お金だって無限ではありません。だからこそ生産性を上げるための取り組みは超重要なんです。

 

ここで解説したことを参考にして生産性を向上させていってください。……とはいっても「そもそも仕事は人に任せちゃうほうが生産性が上がるんじゃね?」って人もいるでしょう。そんな人は不便な便利屋「林田タクシー」のご利用をお待ちしております。何でもしますんで、マジ何卒!(๑❛_❛๑)